Bevezetés
A Kodolányi János Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) belső adatkezelési folyamatainak nyilvántartása, a személyes adatok védelme és az érintettek jogainak biztosítása céljából – figyelemmel a vonatkozó jogszabályokra, így különösen az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (továbbiakban: GDPR) rendelkezéseire - az alábbi Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.
Adatkezelő megnevezése: Kodolányi János Egyetem
Adatkezelő székhelye: 8000 Székesfehérvár, Rákóczi u 25.
Adatkezelő elektronikus elérhetősége: informatika@kodolanyi.hu
Jelen Szabályzatban használt rövidítések:
Info tv. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
GDPR Az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 rendelete, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (általános adatvédelmi rendelet)
NAIH Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Mt. Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény
Nftv. A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény
I. rész: Általános rendelkezések
1.§ A Szabályzat célja és hatálya
(1) Az Egyetem a jelen Szabályzat megalkotásával és elérhetővé tételével biztosítani kívánja a GDPR 6. cikkében, az Infotv. 15. és 20. §-aiban meghatározott érintetti tájékoztatáshoz való jog megvalósulását.
(2) Jelen Szabályzat célja, hogy az érintettek megfelelő tájékoztatást kaphassanak az Egyetem által kezelt adatokról, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá - az érintett személyes adatainak továbbítása esetén - az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.
(3) A Szabályzattal az Egyetem biztosítani kívánja a nyilvántartások működésének törvényes rendjét, az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, meg kívánja akadályozni az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, és azok jogosulatlan megváltoztatását, illetve nyilvánosságra hozatalát.
(4) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Egyetem minden szervezeti egységénél folytatott valamennyi olyan folyamatra, amely során az GDPR 4. cikk 1. pont, Infotv. 3. § 2. pontjában meghatározott személyes adat kezelése megvalósul.
(5) A szabályzat időbeli hatálya 2018. május 23-tól visszavonásig tart.
2.§ Adatkezelés
(1) Mivel az információs önrendelkezés minden természetes személy Alaptörvényben rögzített alapjoga, így az Egyetem eljárásai során csak és kizárólag a hatályos jogszabályok rendelkezései alapján végez adatkezelést.
(2) Személyes adat kezelésére csak jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében van lehetőség. Az Egyetem által kezelt személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos. Az adatkezelésnek mindenkor meg kell felelnie a célhoz kötöttség alapelvének.
(3) Az Egyetem személyes adatot csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezel, a cél eléréséhez szükséges minimális mértékben és ideig. Az adatkezelés minden szakaszában meg kell felelnie a célnak - és amennyiben az adatkezelés célja megszűnt, az adatok törlésre kerülnek. A törlésről az Egyetem az adatot ténylegesen kezelő munkavállalója gondoskodik. A törlést a munkavállaló felett munkáltatói jogköröket ténylegesen gyakorló személy ellenőrizheti.
(4) Az Egyetem személyes adatot csak az érintett előzetes hozzájárulása vagy a GDPR, vagy törvény, illetve törvényi felhatalmazás alapján kezel. Az Nftv. 3. sz. melléklete rögzíti a felsőoktatási intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok körét, a felsőoktatási információs rendszer keretében nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatokat, az adatkezelésnek és az adattovábbításnak a felsőoktatási információs rendszer működéséhez kapcsolódó egyes kérdéseket (jelen Szabályzat I. sz. melléklete).
(5) Az Egyetem az adatkezelés megkezdése előtt minden esetben közli – mely közlés lehet az Egyetem honlapján nyilvánosságra hozott szabályzat is - az érintettel az adatkezelés célját, valamint az adatkezelés jogalapját, továbbá az Infotv. 20. §-ában meghatározottakat:
20. § (1) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájáruláson alapul vagy kötelező.
(2) Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.
(3) Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet a (2) bekezdés szerinti információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.
(4) Ha az érintettek személyes tájékoztatása lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, a tájékoztatás megtörténhet az alábbi információk nyilvánosságra hozatalával is:
a) az adatgyűjtés ténye,
b) az érintettek köre,
c) az adatgyűjtés célja,
d) az adatkezelés időtartama,
e) az adatok megismerésére jogosult lehetséges adatkezelők személye,
f) az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogainak és jogorvoslati lehetőségeinek ismertetése, valamint
g) ha az adatkezelés adatvédelmi nyilvántartásba vételének van helye, az adatkezelés nyilvántartási száma, kivéve a 68. § (2) bekezdésében foglalt esetet.
(6) Az Egyetem szervezeti egységeinél adatkezelést végző alkalmazottak és az Egyetem megbízásából az adatkezelésben résztvevő, annak valamely műveletét végző szervezetek alkalmazottjai kötelesek a megismert személyes adatokat üzleti titokként megőrizni.
(7) Ha a Szabályzat hatálya alatt álló személy tudomást szerez arról, hogy az Egyetem által kezelt személyes adat hibás, hiányos vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni vagy helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni.
(8) Az Egyetem az adatvédelmi incidenssel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat, az incidens NAIH részére történő bejelentésnek másolatát.
(9) Az érintett kérelmére indult eljárásban a szükséges adatainak kezeléséhez való hozzájárulást vélelmezni kell. Erre a tényre az érintett figyelmét fel kell hívni.
3.§ Adatfeldolgozás
(1) Az Egyetemen az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok keretei között jelen Szabályzat rendelkezései határozzák meg. Az adatkezelési műveletekre (feldolgozás, megváltoztatás, törlés, továbbítás és nyilvánosságra hozatal, a GDPR-ban meghatározott további esetek) vonatkozó utasítások jogszerűségéért az Egyetem felel.
(2) Az adatfeldolgozásra vonatkozó megbízási szerződést írásba kell foglalni. Adatfeldolgozásra nem adható megbízás olyan vállalkozásnak, amely a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt.
(3) Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az Egyetem rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljaira adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az Egyetem rendelkezései szerint köteles biztonságosan tárolni és megőrizni.
4.§ Az adatkezelés célhoz kötöttsége
(1) Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig.
(2) Az Egyetem azokat az adatokat tarthatja nyilván, amelyek az intézmény rendeltetésszerű működéséhez, a munkáltatói jogok gyakorlásához, a képzés megszervezéséhez nélkülözhetetlenek; melyeket a jogszabály előír, továbbá amelyek a jogszabályokban és az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában és annak mellékleteiben biztosított kedvezményekre való igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükségesek.
(3) Az Egyetem nyilvántartja a beiratkozott hallgatókat. A beiratkozott hallgatókról törzslapot állít ki, amelyen feltünteti a hallgató személyes adatait, valamint a tanulmányok folytatásával, a hallgatói jogviszonyból adódó kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos adatokat.
(4) Az Egyetem az alkalmazottak és a hallgatók személyes adatait csak a foglalkoztatással, a juttatások, kedvezmények kötelezettségek megállapításával és teljesítésével, állampolgári jogok és kötelezettségek teljesítésével kapcsolatosan, az Nftv.-ben meghatározott nyilvántartások kezelése céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten, a törvényekben előírt ideig kezelheti.
(5) Az Egyetem – önkéntes adatszolgáltatás alapján – ellátja a pályakövetés feladatait, amelynek keretében figyelemmel kíséri azoknak a munkaerő-piaci helyzetét, akik az Egyetemen szereztek bizonyítványt, oklevelet.
(6) Az Nftv. 3. sz. melléklete határozza meg az oktatási tevékenységhez kapcsolódóan az Egyetem által kezelhető adatokat. A hallgatók és az alkalmazottak adatait a törvény rendelkezéseinek megfelelően köteles az Egyetem a központi állami szervek számára átadni.
5.§ Az érintett jogai
(1) Az érintett az illetékes ügyintézőtől tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, a róla szóló adatkezelésről, és abba bele is tekinthet. A betekintést úgy kell biztosítani, hogy ez alatt az érintett más személy adatait ne ismerhesse meg.
(2) Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapták meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire.
(3) Az Egyetem köteles a kérelem benyújtásától számított legfeljebb 30 napon belül írásban, közérthető formában megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás, illetve betekintés biztosítása csak akkor tagadható meg, ha törvény korlátozza az érintett tájékoztatás iránti jogát. Az Egyetem köteles az érintettel a közlés megtagadásának indokát közölni.
(4) Az adatkezelésről való tájékoztatás megtörténik azzal is, hogy jogszabály rendelkezik a már létező adatkezelésből továbbítással vagy összekapcsolással az adat felvételéről.
(5) Az érintett kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését.
(6) Nem kötelező adatszolgáltatáson alapuló adatkezelés esetén az érintett indoklás nélkül kérheti kezelt adatainak törlését A törlést 5 munkanapon belül el kell végezni.
(7) Adatkezeléssel kapcsolatos jogainak megsértése esetén az NAIH-hoz, illetve bírósághoz fordulhat.
(8) Az adatszolgáltatás tényét a számítógépes, illetőleg a manuális nyilvántartásban oly módon kell rögzíteni, hogy az adatszolgáltatás időpontja, jogcíme, és az adatkérő személye megállapítható maradjon.
(9) Az érintett jogaira egyebekben a GDPR III. fejeztében foglaltak irányadóak.
6.§ Az adatközlés, intézményen belüli adattovábbítás
(1) Személyes adatok akkor továbbíthatók, valamint az adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek.
(2) Az Egyetem szervezeti rendszerén belül a munkavállalók és a hallgatók személyes adatai - a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig – csak olyan szervezeti egységhez továbbíthatók, amely a munkaviszonnyal, illetve a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos adminisztratív és szervezési feladatokat lát el.
(3) Adattovábbításra az Egyetem rektora és – meghatalmazás keretei között – az általa megbízott vezető, vagy az intézményi adatvédelmi felelős, vagy az adott ügyintéző jogosult.
7.§ Adatkezelések összekapcsolása
Az Egyetemen folyó különböző célra irányuló adatkezelések csak törvényes cél érdekében, indokolt esetben, ideiglenesen kapcsolhatók össze. Az adatkezelések összekapcsolásához rektori jóváhagyás szükséges.
8.§ Adattovábbítás megkeresés alapján
(1) Az NFtv. 3. sz. melléklete rendelkezik arról, hogy az Egyetem mely adatokat, mely esetben és kinek továbbíthat. Ezen jogszabályi rendelkezésen túl Egyetemen kívüli szervtől vagy magánszemélytől érkező, adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha ehhez az érintett előzetesen írásban hozzájárulását adta.
(2) Az érintett nyilatkozattételétől függetlenül teljesíteni kell a polgári és büntető ügyekben eljáró hatóságoktól – rendőrség, bíróság, ügyészség, NAV – valamint a nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkező megkereséseket. E szervek megkereséseiről az illetékes adatkezelő – közvetlenül, vagy szolgálati felettese útján – köteles tájékoztatni a rektort.
(3) Adatszolgáltatás csak a rektor jóváhagyásával teljesíthető. A rektor a nemzetbiztonsági szolgálatok adatkérésre irányuló megkeresése ellen nem halasztó hatályú panasszal fordulhat az illetékes miniszterhez.
(4) A megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:
a a megkeresést kezdeményező szerv, vagy személy megnevezése, postacíme, telefonszáma
b az adatkérés célja, rendeltetése
c az adatkérés jogszabályi alapja, illetve az érintett hozzájáruló nyilatkozata
d az adatkérés időpontja
e az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése
f az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése
g az érintettek köre
h a kért adatok köre
i az adattovábbítás módja, ideje
(5) Amennyiben a megkereséshez kapcsolódó iratváltások minden, az 4. pontban felsorolt adatot tartalmaznak, nem szükséges külön jegyzőkönyv felvétele, hanem a teljes ügyiratot kell az adatszolgáltatási nyilvántartásban megőrizni.
(6) A megkeresésről szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát az Egyetem adatvédelmi felelőséhez kell továbbítani.
(7) Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 109. § (3) bekezdésben, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 146. § rendelkezésében megállapított kötelezettségre tekintettel a Kodolányi János Egyetem – mint elektronikus ügyintézésben együttműködő szerv – Információátadási Szabályzatában rögzíti a jogszabályban előírt információk átadásának az eljárási kereteit.
9.§ Külföldre irányuló adattovábbítás
(1) Személyes adat az országból - az adathordozótól, vagy az adatátvitel módjától függetlenül – külföldi adatkezelő részére csak akkor továbbítható, ha az érintett ahhoz előtte írásban hozzájárult, vagy törvény azt lehetővé teszi, feltéve, hogy a külföldi adatkezelőnél biztosított a személyes adatok megfelelő szintű védelme.
(2) A külföldre irányul adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:
a az adattovábbítás címzettje (megnevezés, postacím, telefonszám)
b az adattovábbítás célja, rendeltetése
c az adattovábbítás jogszabályi alapja, illetve az érintett nyilatkozata
d az adatkérés időpontja
e az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése
f az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése
g az érintettek köre
h a továbbított adatok köre
i az adattovábbítás módja, ideje
(3) Amennyiben a megkereséshez kapcsolódó iratváltások minden, a 2. pontban felsorolt adatot tartalmaznak, nem szükséges külön jegyzőkönyv felvétele, hanem a teljes ügyiratot kell az adatszolgáltatási nyilvántartásban megőrizni.
(4) A külföldre irányuló adattovábbításáról szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát az Egyetem adatvédelmi felelőséhez kell továbbítani.
(5) A személyes adatok harmadik országba való továbbítása esetén maradéktalanul be kell tartani a GDPR V. fejezetében leírtakat.
10.§ Személyes adatok nyilvánosságra hozatala
(1) Az Egyetemen kezelt személyes adatok nyilvánosságra hozatala – kivéve, ha törvény rendeli el, illetve, ha az érintett előzetesen írásban hozzájárul – tilos.
(2) Tudományos kutatás céljára felvett vagy tárolt személyes adat csak tudományos kutatás céljára használható fel.
(3) A személyes adatot minden esetben anonimizálni kell. Külön kell tárolni azokat az adatokat, amelyek meghatározható természetes személy azonosítására alkalmasak. Személyes adatokat kizárólag az érintett hozzájárulásával lehet tudományos kutatás céljára felhasználni.
11.§ Adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések
(1) Az adatkezelő, illetőleg tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról.
(2) Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
(3) Az adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések célja az adatok, illetve az adathordozók védelme a sérülés, megsemmisülés, valamint az illetéktelen hozzáférés ellen.
12.§ Számítógépen tárolt adatok
A számítógépen, illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága, az adatvesztés és a jogosulatlan hozzáférés elleni védelem érdekében az alábbi intézkedéseket kell megtenni a számítógépek biztonsági besorolásának megfelelően:
a) Technológiai védelem: A tárolt személyes adatok adatvesztése ellen a lehetőség szerinti legjobb hardver/szoftver megoldást kell választani, ami képes az adathordozó üzembiztonságát úgy növelni, hogy az adatvesztés kockázata minimális legyen.
b) Biztonsági mentés: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok aktív adataiból rendszeresen – a hallgatói nyilvántartás, a bér- és munkaügyi nyilvántartás, a személyzeti nyilvántartás anyagából hetente – kell külön adathordozóra biztonsági mentést készíteni. A biztonsági mentést tartalmazó adathordozót az alkalmazás helyszínétől eltérő helyen, lehetőség szerint védett környezetben kell tárolni.
c) Archiválás: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok passzív hányadát – a további kezelést már nem igénylő, változatlanul maradó adatokat – el kell választani az aktív résztől, majd a passzivált adatokat külön adathordozón kell rögzíteni. Az adatkezelések archiválását évente el kell végezni. Az archivált adatokat az alkalmazás helyszínétől eltérő helyen, lehetőség szerint védett környezetben kell tárolni. Az Egyetem teljes adatbázisát félévente kötelező szervertől független, időtálló adathordozóra archiválni, és a szervertől távol, védett környezetben tárolni.
d) Tűzvédelem: A szervert jól zárható, tűzvédelmi és vagyonvédelmi riasztó berendezésekkel ellátott, légkondicionált helyiségben kell elhelyezni.
e) Áramellátás: A szerver áramellátását olyan szünetmentes áramforrással kell biztosítani, amely áramszünet esetén a rendszer biztonságos leállításához szükséges ideig zavartalan üzemeltetést biztosít.
f) Vírusvédelem: A szerveren folyamatosan működő vírusvédő programot kell futtatni. A személyes adatokat kezelő felhasználók számítógépein rendszeresen kell gondoskodni a vírus-mentesítésről.
g) Hozzáférés-védelem: Az aktív eszközökhöz és szerver feladatokat ellátó eszközökhöz csak az arra kijelölt személyek érvényes felhasználói nevükkel és jelszóval férhetnek hozzá. A jelszavak rendszeres cseréjéről gondoskodni kell.
13.§ Számítógépek biztonsági besorolása
(1) A számítógépek biztonsági szempontból az alábbi csoportokba sorolhatók:
a alapbiztonsági osztály
b egyéni kezelésű számítógépek
c csoportos kezelésű számítógépek (laborok, géptermek, könyvtári gépek)
d fokozott biztonsági osztály
e kiemelt biztonsági osztály (hallgatói, illetve munkaügyi/pénzügyi adatokat kezelő rendszerek szerverei)
(2) A számítógépek besorolásának részletes szempontjait az intézményi rendszergazda és az adatvédelmi felelős határozza meg, évente felülvizsgálva. A felülvizsgálat eredményéről értesíteni kell a rektort.
(3) A számítógépek biztonsági besorolása szerint a tárolt adatok biztonságát szolgáló kötelező intézkedéseket a Rendszergazda csoport vezetője teszi közzé.
14.§ Manuális kezelésű adatok
(1) A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket szükséges megtenni:
a Tűz- és vagyonvédelem: az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűz- és vagyonvédelmi riasztó berendezéssel ellátott helyen kell elhelyezni.
b Hozzáférés-védelem: a folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá. A személyzeti, valamint a bér- és munkaügyi iratokat lemezszekrényben, a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos iratokat pedig ügyfélforgalomtól elkülönített, zárható helyiségben, zárható iratszekrényekben kell őrizni.
c Archiválás: a Szabályzat különös részében említett adatkezelések iratainak archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált iratokat az Egyetem Iratkezelési és Selejtezési Szabályzatának, valamit az irattári tervnek megfelelően szét kell válogatni.
d Adattörlés: az adatkezelés során szükségessé vált adattörlést olyan adatmegsemmisítési módszerrel kell elvégezni, hogy az ne legyen visszaállítható.
(2) A jogosulatlan hozzáférés megakadályozása érdekében az adatkezelőnek az Egyetemen kezelt dolgozói és hallgatói adatokat telefonon és elektronikus levélben közölni tilos.
(3) Személyes adatok kezelésénél megfelelő szervezési intézkedésekkel biztosítani kell az érintetten kívüli személyek távoltartását.
15.§ Ellenőrzés
(1) Az adatvédelemmel kapcsolatos előírások, így különösen jelen Szabályzat rendelkezéseinek betartását az adatkezelést és adatfeldolgozást végző szervezeti egységek vezetői folyamatosan ellenőrzik.
(2) A szervezeti egységek vezetői törvénysértés vagy a Szabályzat rendelkezéseinek megsértése észlelése esetén haladéktalanul intézkednek annak megszüntetéséről. Különösen súlyos visszaélés esetén eljárás megindítását kezdeményezik a felelősség megállapítására.
16.§ Egyetemi adatvédelmi felelős
(1) Az Egyetem rektora az irat- és adatkezeléssel kapcsolatos jogszabályok és szabályzatok érvényesítése érdekében az Egyetem adatvédelmi felelőst bíz meg.
Az Egyetemi adatvédelmi felelős felelősségi köre kiterjed a felsőoktatási intézménytörzsben nyilvántartott adatokra (Nftv. 3. sz. melléklet II/A), valamint az adatkezelésnek és az adattovábbításnak az intézményi rendszerére.
Az alkalmazottak adatai, az alkalmazotti személyi törzsben nyilvántartott adatok (Nftv. 3. sz. melléklet I/A, II/B) vonatkozásában adatvédelmi felelős a Humánpolitikai Iroda vezetője.
A hallgatók adatai, a hallgatói személyi törzsben és a felvételi személyi törzsben nyilvántartott adatok (Nftv. 3. sz. melléklet I/B, II/C, II/D) vonatkozásában adatvédelmi felelős a Tanulmányi Hivatal vezetője.
A gazdasági és pénzügyi jellegű személyes adatok vonatkozásában adatvédelmi felelős a Pénzügyi és Számviteli Hivatal vezetője.
A felnőttképzés területén személyes adatok vonatkozásában adatvédelmi felelős az Egyetem felnőttképzéséért felelős vezetője.
Rendszerszintű adatbiztonsági szempontból adatvédelmi felelős az intézményi rendszergazda.
(2) Az Egyetemi adatvédelmi felelős tanácsaival, állásfoglalásaival segíti, irányítja az adatkezelést és feldolgozást végző szervezeti egységek munkáját és ellenőrzi az Egyetemen zajló adatkezelések törvényességét. Az egyes adatkezelések ellenőrzését szükség szerint, de legalább évente egyszer elvégzi. Az ellenőrzés tapasztalatairól az Egyetemi adatvédelmi felelős írásban tájékoztatja az Egyetem rektorát.
II. rész: Különös rendelkezések
17.§ Hallgatók adatainak nyilvántartása (egyes adatkezelések)
(1) A hallgatói nyilvántartás adatai a hallgató hallgatói jogviszonyával, tanulmányi és vizsgakötelezettségeinek teljesítésével, valamint az ösztöndíj, illetve költségtérítés megállapításával, folyósításával, illetve megfizetésével kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatok ellátására, valamint statisztikai adatszolgáltatásra használhatók fel.
(2) A hallgatók Egyetem által kötelezően kezelt adatait a Nftv. melléklete tartalmazza. Ezen túl a többi adat csak az érintett írásbeli hozzájárulásával tartható nyilván.
(3) A hallgatók adatainak kezelője a Tanulmányi Hivatal. A hallgatók juttatásokhoz és befizetésekhez szükséges adatait a Pénzügyi és Számviteli Hivatal kezeli.
(4) A nyilvántartás kezelése számítógépen történik. A Tanulmányi Hivatal a tanulmányi igazgató felügyeletével a hozzáférési jogok kiosztásával gondoskodik arról, hogy az ügyintézők csak az illetékességi körükbe tartozó hallgatók adatait kezelhessék, illetve ismerhessék meg.
(5) A hallgató részére a különböző juttatások (ösztöndíj, szociális támogatás, segély, egyéb támogatások) megállapításához a szülő (eltartó) neve, állandó és ideiglenes lakásának címe, telefonszáma, valamint a szülő (eltartó), illetve a hallgató jövedelmi és szociális helyzetét, egészségi állapotát igazoló adatok szükségesek, amelyek adatkezelője a pályázatot kezelő szervezeti egység. Az Egyetemen hallgatói pályázatok és a fogyatékkal élő hallgatókkal való kapcsolattartás miatt hallgatói adatokat kezelő szervezeti egységek/személyek: Rektori Hivatal, oktatási rektorhelyettes és a felügyelete alatt működő szervezeti egységek, Pénzügyi és Számviteli Hivatal, Jogi Iroda, Life Coach Központ, Hallgatói Önkormányzat, esélyegyenlőségi koordinátor.
(6) Az Egyetem szervezetén belül a hallgatói nyilvántartásból csak azon szervezeti egységek részére teljesíthető adatszolgáltatás, melyek a hallgató tanulmányi és vizsgakötelezettségeinek, a számára igénybe vehető szociális és egyéb ellátások, szolgáltatások, valamint az általa teljesítendő befizetési kötelezettségek megállapítására illetékesek.
18.§ Személyzeti adatok nyilvántartása
(1) A személyzeti nyilvántartás az oktatói, a tanári és a dolgozói jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, amelynek adatai az oktató és a dolgozó jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, a besorolási követelmények igazolására és statisztikai adatszolgáltatásra használható fel.
(2) A személyzeti nyilvántartás az Egyetem valamennyi fő- és további munkaviszonyban foglalkoztatott munkavállalójára, valamint óraadó oktatójának, tudományos munkatársának, valamint egyéb dolgozóinak adatait tartalmazza. Az érintettekről nyilvántartásba vehető adatokat az Nftv. melléklete tartalmazza.
(3) A személyzeti, valamint a bér és munkaügyi nyilvántartás kezelője a Humánpolitikai Iroda, továbbá a Pénzügyi és Számviteli Hivatal.
(4) Az Egyetem teljes adatbázisához a rektor és az adatvédelmi felelős jogosult hozzáférni. Minden ettől eltérő hozzáférést a rektor írásos utasítása alapján lehet lehetővé tenni.
19. § A munkavállalók ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkáltató a munkajogviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizheti a munkavállalókat a jogviszonnyal összefüggésben. Az ellenőrzésre az Mt.11. § (1)-(2) bekezdése ad jogalapot. Az Egyetem azon munkatársaknak, akiknek a munkavégzéséhez ez szükséges, munkavégzés céljára biztosít számítógépet, mobiltelefont, e-mail címet és internethozzáférést.
(2) Az Egyetem tulajdonát képező személyi számítógépeket és laptopokat, mobiltelefont, céges email címeket (a továbbiakban együtt: eszközök) az Egyetem kizárólag munkavégzés céljából biztosítja, így az eszközök magáncélú használata kifejezetten tiltott a munkavállaló számára, semmilyen magán adatforgalom és tárolás nem lehetséges az eszközök által, vagy az eszközökön.
(3) Amennyiben a tiltás ellenére a munkavállaló ezen eszközökön magáncélú személyes adatait (pl.: családi fotók, telefonkönyvek, saját adatbázisok stb.) tárolja, úgy az Egyetem a számítógép ellenőrzése során ezeket az adatokat is megismerheti. Ezen adatkezelés ellen kifogással nem élhet a dolgozó, mert a nem munkavégzés céljából történő, de az Egyetemi eszközön való személyes adatok tárolása az adatkezeléshez történő 2011. évi CXII. törvény 5. § (1) bekezdés a) pontja szerinti érintetti hozzájárulásnak minősülnek.
Erről (illetve az archiválás és a rendszergazdai tevékenység tényéről) a munkavállalókat az eszközök használata előtt írásban tájékoztatja az Egyetem.
(4) Az Egyetem munkavállalói mindazon e-mail címeket, amelyekben a „kodolanyi” neve kiterjesztésként benne foglaltatik ezen címeken folytatott nem munkacélú levelezés tilos.
Az ilyen címeken folytatott levelezésbe az Egyetem jogosult betekinteni. Az Egyetem jogosult a fent nevezett címeken folytatott levelezések meghatározott időközönkénti biztonsági mentésére, az elektronikus levelező rendszer folyamatosságának és stabilitásának érdekében.
Amennyiben a munkavállaló a tiltás ellenére az e-mail címén található leveleiben magáncélú személyes adatait, kifejezett utalás nélkül tárolja, úgy az Egyetem az e-mail cím ellenőrzése során ezeket az adatokat is megismerheti. Ezen adatkezelés ellen kifogással nem élhet a dolgozó, mert a nem munkavégzés céljából történő, de az Egyetem e-mail címen való személyes adatok tárolása az adatkezeléshez történő 2011. évi CXII. törvény 5. § (1) bekezdés a) pontja szerinti érintetti hozzájárulásnak minősül.
(5) Az előző szabályok érvényesek az internethasználatra is: az internet használata munkaidőben és munkaidőn kívül csak az Egyetem céljaira engedélyezett, magáncélra tiltott a használat. Emiatt az internetezési adatok Egyetemi adatoknak minősülnek - amennyiben egy ellenőrzés során az Egyetem ezeket megismeri, ezek elveszítik személyes adatjellegüket, illetve az ennek megismerésére a 2011. évi CXII. törvény 5. § (1) bekezdés a) pontja szerinti érintetti hozzájárulás ad jogalapot.
20. § Vegyes rendelkezések
Minden, a hallgatókkal kapcsolatos adatkérést és adatszolgáltatást, valamint az ehhez kapcsolódó hallgatóknak küldendő leveleket előzetesen egyeztetni, és engedélyeztetni kell az adatvédelmi felelőssel.
21. § Záró rendelkezés
(1) A Kodolányi János Egyetem Adatvédelmi és adatbiztonsági Szabályzatának módosítása 2025. június
16. napjával lép hatályba. Jelen szabályzatot a Kodolányi János Egyetem Szenátusa az SZE 2404/3.5./2025 (VI.16.) számú határozatával elfogadta.
(2) Az Egyetemen használt formanyomtatványokat jelen Szabályzat életbe lépését követő egy hónapon belül a rendelkezéseknek megfelelően módosítani kell, és az érintettek számára hozzáférhetővé kell tenni.
(3) A Kodolányi János Egyetem Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatát az Egyetem honlapján nyilvánosságra kell hozni.
Prof. Dr. Obádovics Csilla rektor s.k.
Melléklet (Nftv. 3. sz. melléklete)
I. A felsőoktatási intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok
I/A. Az alkalmazottak adatai
1. törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) családi és utónév, nem, születési családi és utónév, születési hely és idő, anyja születési családi és utóneve,
állampolgárság, azonosító szám;
b) lakóhely, tartózkodási hely, értesítési cím;
c) munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra, megbízási jogviszonyra vonatkozó adatok:
ca) a munkáltató - több esetén valamennyi munkáltató - megnevezése, megjelölve, hogy mely munkáltatóval létesített foglalkoztatásra irányuló további jogviszonyt,
cb) végzettségi szint, szakképzettség, szakképesítés, idegennyelvtudás, tudományos fokozat,
cc) munkában töltött idő, közalkalmazotti jogviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok,
cd) kitüntetések, díjak és más elismerések, címek,
ce) munkakör, vezetői megbízás, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés,
cf) munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultja,
cg) szabadság, kiadott szabadság,
ch) az alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei,
ci) az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei,
cj) az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai és azok jogcímei,
ck) kutatói tevékenység, tudományos munka, művészeti alkotói tevékenység, azok eredményei, a doktori képzésben és doktori fokozatszerzési eljárásban oktatói, kutatói minőségben történő részvételre vonatkozó adatok,
cl) a 26. § (3) bekezdés szerinti nyilatkozat,
cm) a felsőoktatási intézmény mint megbízó által megbízási jogviszonyban történő foglalkoztatás - a gazdasági tanács elnöke és tagja - esetén a 25. § (4) bekezdésében előírt feltétel igazolására vonatkozó adatok;
d) az oktatói munka hallgatói véleményezésének eredményei;
e) habilitációs eljárás eredménye;
f) az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok.
2. Az adatkezelés célja: az 18. § (1) bekezdés szerint. A felsőoktatási intézmény a személyes és különleges adatokat csak a foglalkoztatással, juttatások, kedvezmények, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével kapcsolatosan, nemzetbiztonsági okból, az e törvényben meghatározott nyilvántartások kezelése céljából, célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelheti.
3. Az adatkezelés időtartama: a foglalkoztatás megszűnésétől számított öt év
4. Az adattovábbítás feltételei Az 1. pontban felsorolt adatok - az 1. cm) pont szerinti adatok kivételével - továbbíthatók: a fenntartónak valamennyi adat, a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges mértékben; a társadalombiztosítási, illetmény és munkabér vagy más juttatás kifizetőhelyének minden olyan adat, amely az illetmény, munkabér vagy más juttatás, jogosultság megállapításához, igénybevételéhez szükséges; a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervnek minden olyan adat, amelyet e törvény szerint a felsőoktatási információs rendszer kezelhet; a MAB-nak minden olyan adat, amely ahhoz szükséges, hogy megállapíthassa a felsőoktatási intézmény működéséhez szükséges feltételek meglétét; a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok; a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak a foglalkoztatással összefüggő adatok, a nemzetbiztonsági szolgálatnak a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvényben (a továbbiakban: Nbtv.) meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat; az oktatói munka hallgatói véleményezése eredményeit a felsőoktatási intézménnyel hallgatói, foglalkoztatási jogviszonyban állók számára az intézményi szabályzatban meghatározott módon; valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Avtv2.) 28. § alapján a felsőoktatási intézményhez intézett adat-megismerési kérelem teljesítése céljából a kérelmezőnek az Avtv2. 26. § (3) bekezdése szerinti közérdekből nyilvános adatnak minősülő adatok.
5. A gazdasági tanács tagja esetén a cm) pontban foglaltak igazolására, az adatkezelés rendjére a 25. § (5)-(8) bekezdést kell megfelelően alkalmazni.
I/B. A hallgatók adatai
1. A törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) felvétellel összefüggő adatok:
aa) a jelentkező családi és utóneve, neme, születési családi és utóneve, anyja születési családi és utóneve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe és telefonszáma, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat - külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány - megnevezése, száma,
ab) az érettségi vizsga adatai,
ac) a középiskola adatai,
ad) a felvételi kérelem elbírálásához szükséges adatok,
ae) a felvételi eljárás adatai, a felvételi azonosító,
af) a 48/D. § (2) bekezdése szerinti nyilatkozat azonosító száma;
b) a hallgatói jogviszonnyal összefüggő adatok:
ba) a hallgató neve, neme, születési neve, anyja neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe és telefonszáma, elektronikus levélcíme, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat - külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány - megnevezése, száma,
bb) a hallgatói (vendéghallgatói) jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja és módja, a hallgató által folytatott képzés megnevezése, állami támogatottsága és munkarendje, a képzés befejezésének várható időpontja, a hallgató tanulmányainak értékelése, vizsgaadatok, megkezdett félévek, igénybe vett támogatási idő, a hallgatói jogviszony szünetelésének ideje,
bc) a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje,
bd) a képzés során megszerzett és elismert kreditek, beszámított tanulmányok,
be) a hallgatói juttatások adatai, a juttatásokra való jogosultság elbírálásához szükséges adatok (szociális helyzet, szülők adatai, tartásra vonatkozó adatok),
bf) a hallgatói munkavégzés adatai,
bg) a hallgatói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok,
bh) a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adatok,
bi) a hallgatói balesetre vonatkozó adatok,
bj) a hallgató diákigazolványának sorszáma, a törzslap azonosító száma,
bk) a hallgató azonosító száma, társadalombiztosítási azonosító jele,
bl) a szakmai gyakorlat teljesítésére, az abszolutóriumra, a záróvizsgára (doktori védésre), a nyelvvizsgára, valamint az oklevélre, oklevélmellékletre vonatkozó adatok,
bm) a hallgatói jogviszonyból adódó jogok és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok;
c) a hallgatói pályakövetéssel kapcsolatos adatok;
d) a hallgató adóazonosító jele;
e) az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok;
f) a hallgató által fizetett díjak és térítések - a kötelezettséghez kapcsolódó részletfizetési kedvezmény, halasztás, mentesség - adatai;
g) hallgatói támogatásban gyermekgondozást segítő ellátásban, gyermekgondozási díjban, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban, lakhatási támogatásban részesülés esetén e támogatások adatai;
h) a hallgató tanulmányai támogatása érdekében, a hallgató jogviszonyára tekintettel folyósított - a 85. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint a Kormány által rendelettel alapított - ösztöndíj adatai;
i) i) a hallgatói kompetenciamérésre, annak eredményére vonatkozó adatok.
2. Az adatkezelés célja: az 18. § (1) bekezdés szerint. A felsőoktatási intézmény a személyes és különleges adatokat csak a jogviszonnyal, a juttatások, kedvezmények, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével kapcsolatosan, nemzetbiztonsági okból, az e törvényben meghatározott nyilvántartások kezelése céljából, célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelheti.
3. Az adatkezelés időtartama: a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított nyolcvan évig.
4. Az adattovábbítás feltételei: az adatok továbbíthatók:
a) a fenntartónak valamennyi adat, a fenntartói irányítással összefüggő feladatok ellátásához;
b) a bíróságnak, a rendőrségnek, az ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, az államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adat;
c) a nemzetbiztonsági szolgálatnak az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat;
d) a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv részére valamennyi adat;
e) a Diákhitel Központnak a hallgatói hitelt igényelt személyekhez kapcsolódóan
ea) az 1. b) pont ba), bb) alpontjai szerinti adatok - nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat, tartózkodási jogot igazoló okmány megnevezése, száma kivételével, továbbá a hallgató tanulmányainak értékelése, vizsgaadatok, igénybe vett támogatási idő kivételével -,
eb) az 1. f) pontból a hallgató által önköltség címén az intézmény felé ténylegesen fizetendő összeg, a hallgatói hitelre való jogosultság, illetve ennek megszűnése vizsgálata, valamint a törlesztési kötelezettség fennállásának, illetve szünetelésének megállapítása céljából,
ec) az 1. b) pont ba) és bk) alpontjai szerinti adatok - a társadalombiztosítási azonosító jel kivételével -, az ügyfelekkel történő kapcsolattartáshoz és a velük kapcsolatos ügyintézéshez a hitelszerződésből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése céljából,
ed) az 1. b) pont ba) és bb) alpontjai szerinti adatok - a hallgató tanulmányainak értékelése, vizsgaadatok, igénybe vett támogatási idő kivételével -,
ee) az 1. b) pont bl) alpontjából az abszolutóriumra és a záróvizsgára (doktori védésre) vonatkozó adatok a hallgatói hiteltartozások várható visszafizetésével kapcsolatos kockázatelemzéshez és a kockázati mérték szerinti ügyfélkezeléshez;
f) a magyar állami ösztöndíj feltételei teljesítésének nyilvántartásáért felelős szervnek a képzésre és a hallgatói jogviszonyra vonatkozóan.
II. A felsőoktatási információs rendszer keretében nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok
II/A. Felsőoktatási intézménytörzs
Törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) a felsőoktatási intézmény
aa) fenntartójának neve, székhelye címe, képviselője családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),
ab) tisztségviselőinek - rektor, rektorhelyettes, kancellár, gazdasági vezető, belső ellenőrzés vezetője, dékán, gazdasági tanács elnöke és tagjai, a szenátus tagjai, a konzisztórium tagjai, kollégiumi vezető, szakkollégium képviselője - családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),
ac)
ad) alap- és mesterképzése szakfelelősének családi és utóneve, oktatói azonosítója,
ae) közhasznú szervezetként való működés esetén a felügyelő bizottság tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;
b) a Magyarországon működő külföldi felsőoktatási intézmény
ba) fenntartójának neve, székhelye címe, képviselője és magyarországi képviselője családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),
bb) tisztségviselői családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),
bc)
c) a MAB, a Felsőoktatási Tervezési Testület, a Magyar Rektori Konferencia, a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája és a Doktoranduszok Országos Szövetsége, Országos Doktori Tanács esetében
ca) a szervezet neve, székhelye,
cb) a vezető tisztségviselőjének, felügyelő bizottsága, felülvizsgálati bizottsága tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;
d) a 67. § (3) bekezdés g) pontja szerinti diákotthon
da) fenntartójának neve, székhelye, címe, képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),
db) vezetőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);
e) a 8. § (6) bekezdése szerinti megállapodás és az abban szereplő adatok;
f) a 95/A. § (1) bekezdésben meghatározottak szerint fenntartott magán felsőoktatási intézmény esetén
fa) a fenntartó testület neve, székhelye, nyilvántartási száma, elnökének családi és utóneve, elérhetősége (telefon, e-mail),
fb) a felsőoktatási intézmény rendszeres pénzügyi támogatását biztosító külföldi támogató neve, székhelye, képviselője, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);
g) a közösségi felsőoktatási képzési központ képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail).
II/B. Alkalmazotti személyi törzs
1. A törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) családi és utónév, nem, születési családi és utónév, születési hely és idő, anyja születési családi és utóneve, állampolgárság, azonosító szám;
b) lakóhely, tartózkodási hely, értesítési cím;
c) munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra, megbízási jogviszonyra vonatkozó adatok:
ca) a munkáltató - több esetén valamennyi munkáltató - megnevezése (intézményi azonosító száma),
cb) végzettségi szint, szakképzettség, szakképesítés, idegennyelv-tudás, tudományos fokozat,
cc) munkakör, vezetői megbízás,
cd) munkavégzés ideje,
ce) kutatói tevékenység, tudományos munka, művészeti alkotói tevékenység, azok eredményei, kitüntetések, díjak és más elismerések, címek,
cf) a 26. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozat;
d) az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok;
e) doktori iskolai tagság;
f) oktatói tevékenységét mely szak, szakok képzése keretében folytatja.
2. Az 1. pontban fel nem sorolt személyes és különleges adat az érintett írásbeli hozzájárulásával tartható nyilván.
3. Az 1. pontban felsorolt adatok továbbíthatók: a társadalombiztosítási, illetmény és munkabér vagy más juttatás kifizetőhelyének (minden olyan adat, amely az illetmény, munkabér vagy más juttatás, jogosultság megállapításához, igénybevételéhez szükséges); a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek (a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok); a nemzetbiztonsági szolgálatnak (az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat); a fenntartónak (a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges valamennyi adat); a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottságnak(a szakértői tevékenyég ellátásához szükséges valamennyi adat); a felsőoktatási intézménynek (az alkalmazottjával kapcsolatos minden adat); továbbá a köznevelési információs rendszernek (az 1. a) és b) pont szerinti adat annak biztosítása érdekében, hogy egy személynek csak egy azonosító száma legyen).
II/C. A hallgatói személy törzs
1. A törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) a hallgatói jogviszonnyal összefüggő adatok:
aa) a hallgató családi és utóneve, születési családi és utóneve, anyja születési családi és utóneve, születési helye és ideje, állampolgársága, neme, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe, telefonszáma, elektronikus levélcíme,
ab) nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat - külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány - megnevezése, száma,
ac) a jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja és módja,
ad) a hallgató által folytatott képzés megnevezése, képzés költségviselési formája és munkarendje, megkezdett félévek, a hallgatói jogviszony szünetelésének ideje, a képzés befejezésének várható időpontja
ae) a képzés során, illetve azt megelőzően igénybe vett támogatási idő,
af) a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje,
ag) az előnyben részesítési követelmények teljesülésére vonatkozó adatok,
ah) a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adatok,
ai) a hallgatói kompetenciamérésre, annak eredményére vonatkozó adatok,
aj) a hallgató diákigazolványának sorszáma,
ak) a törzslap azonosító száma,
al) a hallgató azonosító száma, adóazonosító jele, társadalombiztosító azonosító jele, a felvételi azonosító,
am) a szakmai gyakorlat teljesítésére, az abszolutóriumra, a záróvizsgára (doktori védésre), a nyelvvizsgára, a korábban megszerzett oklevélre vonatkozó adatok,
an) a kiadott okiratok tartalmára és azonosítására vonatkozó adatok,
ao) a külföldi állampolgárságú hallgató miniszteri ösztöndíjára vonatkozó adatok,
ap) a képzés során megszerzett, illetve elismert kreditek száma,
aq) kollégiumi elhelyezés esetén a kollégium megnevezése, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,
ar) diákotthoni elhelyezés esetén a diákotthon megnevezése és OM-azonosítója, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,
b) a kiadott oklevél, bizonyítvány adatai,
ba) az igazolt szakképzettség, szakképesítés megnevezése,
bb) az oklevél, bizonyítvány kelte, aláíróinak neve,
bc) az oklevél, bizonyítvány kiállítására szolgáló nyomtatvány sorszáma,
bd) a hallgató törzskönyvi száma,
be) az oklevél, bizonyítvány egyéb adatai,
bf) oklevélmelléklet adatai;
c) a hallgatói pályakövetéssel kapcsolatos adatok;
d) az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok;
e) a hallgató által fizetett díjak és térítések adatai;
f) hallgatói támogatásban, gyermekgondozást segítő ellátásban, gyermekgondozási díjban, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban, lakhatási támogatásban részesülés esetén e támogatások adatai;
g) a hallgató tanulmányai támogatása érdekében, a hallgató jogviszonyára tekintettel folyósított - a 85. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint a Kormány által rendelettel alapított - ösztöndíj adatai;
h) a hallgató részére nyújtott pénzbeli juttatások adatai.
2. Az 1. pontban fel nem sorolt személyes és különleges adat az érintett írásbeli hozzájárulásával tartható nyilván.
3. Az adatok továbbíthatók:
a) a bíróságnak, a rendőrségnek, az ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, az államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adat;
b) a nemzetbiztonsági szolgálatnak az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat;
c) a Diákhitel Központnak a hallgatói hitelt igényelt személyekhez kapcsolódóan
ca) az 1. a) pont aa), ab), ac) és ad) alpontjai szerinti adatok - nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat tartózkodási jogot igazoló okmány megnevezése, száma kivételével -,
cb) az 1. e) pontból a hallgató által önköltség címén az intézmény felé ténylegesen fizetendő összeg a hallgatói hitelre való jogosultság, illetve ennek megszűnése vizsgálata, valamint a törlesztési kötelezettség fennállásának, illetve szünetelésének megállapítása céljából,
cc) az 1. a) pont al) alpontja szerinti adatok - a társadalombiztosítási azonosító jel, az adóazonosító jel, a felvételi azonosító, a 48/D. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozat azonosító száma kivételével - az ügyfelekkel történő kapcsolattartáshoz és a velük kapcsolatos ügyintézéshez a hitelszerződésből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése céljából, az 1. b) pont ba) és bb) alpontjai szerinti adatok - az oklevél, bizonyítvány aláíróinak neve kivételével -,
cd) az 1. a) pont am) alpontjából az abszolutóriumra és a záróvizsgára (doktori védésre) vonatkozó adatok,
ce) az 1. a) pont ap) alpontjában szereplő kétféle kreditszám összege a hallgatói hiteltartozások várható visszafizetésével kapcsolatos kockázatelemzéshez és a kockázati mérték szerinti ügyfélkezeléshez;
d) a magyar állami ösztöndíj feltételei teljesítésének nyilvántartásáért felelős szervnek a képzésre, a hallgatói jogviszonyra, az oklevélre, a hallgató értesítési adataira (telefonszám, elektronikus levélcím) vonatkozó adatok, valamint az 1. pont al) alpontban meghatározott adatok;
e) a társadalombiztosítási hatóságnak a társadalombiztosítási ellátásra való jogosultságot meghatározó adatok;
f) a felsőoktatási intézménynek a hozzá jelentkező és vele hallgatói jogviszonyban álló személyre vonatkozó valamennyi adat;
g) a felsőoktatási intézménynek a hozzá felvételre, átvételre került személyekre vonatkozó valamennyi adat;
h) a köznevelési információs rendszer felé a tanulói jogviszonnyal rendelkező személyekre vonatkozó valamennyi adat;
i) a miniszter által vezetett minisztériumnak a statisztikai célú adatszolgáltatáshoz szükséges valamennyi adat.
II/D. Felvételi személyi törzs
1. A törvény alapján nyilvántartott adatok:
a) felvétellel összefüggő adatok:
aa) a jelentkező családi és utóneve, születési családi és utóneve, anyja születési családi és utóneve, születési helye és ideje, neme, állampolgársága, lakóhelye és tartózkodási helye, értesítési címe, oktatási azonosítója; nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat - külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány - megnevezése, száma,
ab) az érettségi vizsga adatai,
ac) a középiskola adatai,
ad) a felvételi kérelem elbírálásához szükséges adatok,
ae) a felvételi eljárás adatai,
af) a jelentkező központi ügyfél-regisztrációs nyilvántartási (a továbbiakban: KÜNY) kapcsolati kódja.
2. A vallási, világnézeti elkötelezettségre, annak igazolására mint jelentkezési feltételre vonatkozó személyes adatot nem lehet nyilvántartani. A többi adat az érintett hozzájárulásával tartható nyilván.
3. Az adatok továbbíthatók: a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adat; a nemzetbiztonsági szolgálatnak az Nbtv.ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat; a felsőoktatási intézménynek a hozzá jelentkező személyre vonatkozó valamennyi adat; a felsőoktatási intézménynek a hozzá felvett személyekre vonatkozó valamennyi adat; a köznevelés információs rendszere, továbbá a nyelvvizsgák nyelvvizsgaanyakönyvei nyilvántartásának adatkezelője részére a felvételi kérelmek elbírálásához szükséges valamennyi adat; a magyar állami ösztöndíj feltételei teljesítésének nyilvántartásáért felelős szerv részére a jelentkező oktatási azonosítója, KÜNY kapcsolati kódja.
III. Az adatkezelésnek és az adattovábbításnak a felsőoktatási információs rendszer működéséhez kapcsolódó egyes kérdései
1. A felsőoktatás információs rendszeréből - törvény eltérő rendelkezésének hiányában - személyes adat csak az érintett kérése, illetve írásbeli hozzájárulása esetén, az érintett egyidejű értesítése mellett adható ki. A felsőoktatási információs rendszer keretében folyó adatkezelés jogszerűségéért a miniszter felelős. A felsőoktatási információs rendszerbe az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult betekinteni. Az érintett a felsőoktatási információs rendszerben tárolt adatainak helyesbítését - a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével -, törlését az adatot szolgáltató felsőoktatási intézménytől jogosult kérni. Az információs rendszerbe történő betekintés, az adatok felsőoktatási intézmény általi helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.
2. A felsőoktatási információs rendszer működtetéséért felelős szerv a felsőoktatási információs rendszerben nyilvántartott személyek természetes személyazonosító adatairól, állampolgárságáról, a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülés okáról és időpontjáról, és lakcíméről - azonosítás, ellenőrzés és hitelesítés céljából - térítésmentesen, elektronikus úton vagy optikai adathordozón (a továbbiakban együtt: elektronikus úton) adatot igényelhet a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szervétől. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a felsőoktatási információs rendszerben nyilvántartott személyek természetes személyazonosító adatait, személyi igazolvány számát és lakcímét elektronikus úton megküldi a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szervének. A sikeres azonosítást követően a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerve kapcsolati kódot képez, amelyet azonosítás céljából megküld a felsőoktatási információs rendszer működtetőjének. A személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerve az azonosított természetes személy természetes személyazonosító adatainak, lakcímének, állampolgárságának a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban bekövetkezett változásáról és a természetes személynek a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülése okáról és időpontjáról a kapcsolati kódon értesíti a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervet. Ha a beazonosítás sikertelen, a két szerv további adategyeztetést végez. A felsőoktatási információs rendszer működtetéséért felelős szerv a kapcsolati kódon elektronikus úton a nyilvántartott személyek természetes személyazonosító adataira, állampolgárságára, a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülés okára és időpontjára, és lakcímére nézve szükség esetén adatot igényelhet. A felsőoktatási információs rendszer működtetéséért felelős szerv a jelen pont szerint tudomására jutott adatokat - az e törvényben meghatározott ideig - tárolhatja, és felhasználhatja az érintett személyek és adatszolgáltató intézmények tájékoztatására.
3. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv annak, akit oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatnak, oktatói azonosító számot ad ki. Az azonosító szám a tanári, az oktatói, illetve a kutatói munkakörben történő foglalkoztatás figyelemmel kísérésére szolgál. A felsőoktatási információs rendszer tartalmazza azoknak a nyilvántartását, akik azonosító számmal rendelkeznek, továbbá azokét, akik a 25. § (3) bekezdése szerint megbízási jogviszonyban oktatói feladatot látnak el. A nyilvántartásból személyes adat - az érintetten kívül - csak az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére. Az információs rendszerben adatot az érintett foglalkoztatásának megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba.
4. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a hallgatóknak hallgatói azonosító számot ad ki. Az azonosító szám a hallgatói jogviszonnyal összefüggő jogok és kötelezettségek érvényesülésének figyelemmel kísérésére szolgál. Nem kell új azonosító számot adni annak, aki a köznevelésben kapott tanulói azonosító számot. A felsőoktatás információs rendszere tartalmazza a hallgatói nyilvántartást. A hallgatói nyilvántartásból személyes adat - az érintetten kívül - csak hallgatói jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás, illetőleg a hallgatói hitel jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére. A hallgatói nyilvántartásban adatot a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított nyolcvan évig lehet kezelni.
5. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a II/C. fejezet 1. a) pont aa) alpontja szerinti elektronikus levélcím használatával teljesítheti a miniszter által elrendelt kutatást.
6. A hallgató vagy a hallgató kérelmére a felsőoktatási intézmény diákigazolvány kiadását kezdeményezi a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervnél. A felsőoktatási intézménynek a hallgató kérelmét a bejelentéstől számított nyolc napon belül kell továbbítania a felsőoktatási rendszer működéséért felelős szerv részére a szerv által meghatározott módon. A diákigazolvány elkészítéséről a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv mint a diákigazolvány az egységes elektronikuskártya-kibocsátási keretrendszerről szóló 2014. évi LXXXIII. törvény (a továbbiakban: Nektv.) szerinti kártyakibocsátója gondoskodik.
A diákigazolvány a Nektv. 2. § 3. pontja szerinti kártya, amely közokirat. A diákigazolvány birtokosa az elektronikus kártyakibocsátó rendszerhez (a továbbiakban: NEK) kártyafelhasználóként csatlakozik. A NEK működtetője és a diákigazolvány megszemélyesítője a diákigazolvány kiállítása céljából kezeli a Nektv. 16. § (2) bekezdés a)-b) pontja szerinti adatokat. A diákigazolvány kiadására irányuló kérelem a Nektv. 16. §-ában előírt adatokon túl tartalmazza:
a) azon legfeljebb két felsőoktatási intézmény rövidített nevét, székhelye vagy telephelye címének települését, amellyel a hallgató jogviszonyban áll,
b) a hallgató lakcímtípusát, amelyhez tartozó lakcím települése a diákigazolványon megjelenítésre kerül,
c) a hallgató azonosítószámát, továbbá
d) a hallgató képzésének munkarendjét.
A diákigazolványt a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a megszemélyesítő útján küldi meg a jogosult részére a közreműködő intézménybe.
6.1. A diákigazolvány a Nektv. 5. § (1) bekezdése és (2) bekezdés a) pont aa) alpontja szerinti adatokon túl az alábbi adatokat tartalmazza:
a) a hallgató azonosító számát,
b) azon legfeljebb két felsőoktatási intézmény rövidített nevét, székhelye vagy telephelye címének települését, amellyel a hallgató jogviszonyban áll,
c) a diákigazolvány kiállításának, lejáratának időpontját,
d) az érvényességre vonatkozó adatot és
e) a diákigazolvány típusának megjelölését.
A kizárólag külföldi lakcímmel rendelkező hallgatók esetében a diákigazolvány a „külföldi cím” feliratot tartalmazza.
A nem magyar oktatási intézménnyel hallgatói jogviszonyban álló hallgató diákigazolványa a „külföldi intézmény” megjelölést tartalmazza.
A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a diákigazolvány elkészítése körében tudomására jutott személyes adatokat az igazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig kezelheti.
A diákigazolványhoz a Nektv. 2. §-a szerinti másodlagos kártya rendelhető.
6.2. A diákigazolvány elkészítésére irányuló eljárásban - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik -
a) a hallgató vagy a felsőoktatási intézmény elektronikus úton terjeszti elő a diákigazolvány iránti kérelmet és tesz jogszabályban meghatározott más eljárási cselekményeket,
b) a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv elektronikus úton tart kapcsolatot.
6.3. A diákigazolvány igénylésének szabályait kormányrendelet határozza meg.
6.4. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv a diákigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a diákigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.
7. A felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv kezelheti a felsőoktatási intézmények felvételi eljárásával összefüggő adatokat.
A felvételi kérelmek elbírálásához a felsőoktatási információs rendszer részére
a) a 19. § (2) bekezdés c) és d) pontja szerinti alrendszere szolgáltatja a nyilvántartásban rendelkezésre álló korábbi, felsőoktatásban megszerzett oklevéllel, támogatási idővel, hallgatói azonosító számmal kapcsolatos adatokat;
b) a nyelvvizsga-anyakönyvi nyilvántartásának adatkezelője szolgáltatja a nyelvvizsga-adatokat;
c) az egységes szociális nyilvántartással kapcsolatos adatfeldolgozási feladatokat ellátó szerv szolgáltatja a gyermekgondozást segítő ellátás igénybevételére vonatkozó adatokat;
d) az egészségbiztosítási szerv szolgáltatja a gyermekgondozási díj igénybevételére vonatkozó adatokat;
e) a szakképzési ágazati nyilvántartás szolgáltatja az Országos Képzési Jegyzék szerinti, a szakképzésben megszerzett végzettségre és szakképesítésre vonatkozó adatokat;
f) az idegenrendészeti hatóság szolgáltatja a külföldiek magyarországi tartózkodási jogcímére vonatkozó adatokat.
A felvételi eljárással kapcsolatos személyes és különleges adatot - ha az eljárás eredményeként hallgatói jogviszony létesítésére nem kerül sor - a felvételi jelentkezési lap benyújtásától számított két évig lehet kezelni.
8. A felsőoktatási információs rendszerből személyes adat az adatok pontosságának, teljességének, időszerűségének biztosítása céljából rendszeresen, valamint a diákigazolvány igénylés keretében továbbítható a személyi és lakcímnyilvántartás szerve részére.
9. A köznevelési információs rendszer szolgáltatja a felsőoktatás információs rendszer működéséért felelős szerv részére a felvételi kérelmek elbírálásához szükséges adatokat, valamint a jelentkező, hallgató tanulói azonosító számát.
IV. A felsőoktatási intézményfenntartója által nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok
1. A törvény alapján nyilvántartott adatok: A felsőoktatási intézmény fenntartója az I/A. 4. és I/B. 4. pont alapján részére a felsőoktatási intézmény által a fenntartói irányítással összefüggő feladatok ellátása, a fenntartói jogok gyakorlása céljából egyedileg, vagy informatikai rendszere útján továbbított, illetve közvetlenül hozzáférhetővé tett személyes és különleges adatok.
2. Az adatkezelés időtartama: az adattovábbítástól számított öt évig.
3. Az 1. pontban felsorolt adatok továbbíthatók: a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek (a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok); a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak (a foglalkoztatással összefüggő adatok); a nemzetbiztonsági szolgálatnak (az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat); a Diákhitel Központnak (a hallgatói hitel jogszerű folyósításával és a tanulmányok folytatásával összefüggő adatok); az Avtv2. 28. §-a alapján a fenntartóhoz intézett adatmegismerési kérelem teljesítése céljából a kérelmezőnek az Avtv2. 26. § (3) bekezdése szerinti közérdekből nyilvános adatnak minősülő adatok.